Tag: Klokkenluidersregeling

De klokkenluidersregeling die door werkgevers moet worden geïmplementeerd, is aan strenge(re) eisen gebonden. De procedure biedt bovendien bescherming aan werkgevers. Met een goede interne meldregeling voorkom je namelijk dat betrokkenen signalen van misstanden meteen extern gaan melden.

Vereisten aan de klokkenluidersregeling

Hieronder beschrijven we waaraan een effectieve klokkenluidersregeling moet voldoen:

• Geef een beschrijving van hoe men met een interne melding omgaat..
• Geef adequaat inzicht in wat valt onder het begrip misstand.
• Verschaf duidelijkheid over de manier waarop een werknemer een melding kan doen:
  • Schriftelijk
  • Mondeling (telefoon of spraakberichtsysteem) of;
  • Op een onafhankelijk locatie
• Geef een beschrijving van bij wie men onafhankelijke functionaris(sen) een melding kan doen. En die zorgvuldig opvolging kan geven aan de melding.
• Geef inzicht in hoe en bij wie men vertrouwelijk advies kan inwinnen over of bij een vermoeden van een misstand (toegang tot vertrouwenspersoon).
• Bekrachtig (en waarborg) dat de melder binnen 7 dagen een bevestiging ontvangt, dat de melding is ontvangen en dat men binnen 3 maanden een terugkoppeling ontvangt over wat er met de melding wordt gedaan.

Aanvullende eisen bij de interne klokkenluidersregeling

Naast de eisen aan de interne procedure, zijn er ook aanvullende eisen waaraan je moet voldoen, namelijk;

• Stel de interne procedure schriftelijk of elektronisch beschikbaar. Daarbij moet je ook aangeven hoe de melder eventueel extern kan melden aan externe autoriteiten (als men dat wenst). En hoe je de rechten van de werknemer beschermt.
• Verder moet je de identiteit van de melder beschermen (geheimhoudingsplicht). Dat is inclusief de persoonsgegevens van de betrokkenen die in de melding worden genoemd. En eventuele bedrijfsgeheimen.
• Je moet meldingen over misstanden goed (beveiligd en correct) registreren in een speciaal daarvoor ingericht register.
• Melders moeten toestemming geven voor het opnemen van een gesprek. Een verslag daarvan moet de melder kunnen controleren.
• De ondernemingsraad of minimaal de helft van de werknemers moeten instemming geven op de interne procedure. Als een werkgever weigert een interne procedure vast te stellen die aan de eisen voldoet, kan men dat afdwingen bij de kantonrechter.
• Tot slot moet je de effectiviteit van het beleid regelmatig evalueren.

Het klokkenluidersbeleid en de interne klokkenluidersregeling vormen één geheel. De wijze waarop je het beleid en de interne procedure vormgeeft, is natuurlijk geheel afhankelijk van de oplossing. Je kunt ook kiezen voor een ‘kant en klaar’ oplossing. waarbij zowel het beleid, de interne procedure en de interne communicatie in een handomdraai geregeld zijn.