Bedrijven of organisaties kunnen worden geconfronteerd met signalen van fraude, corruptie of andere integriteitsschendingen in hun bedrijfsvoering. Een interne medewerker of accountant trekt misschien aan de bel. Of in de media zijn berichten verschenen over mogelijke betrokkenheid bij fraude of corruptie. Ook kan een toezichthouder of opsporingsdienst je verrassen met een onderzoek. De schrik zit er dan waarschijnlijk goed in. Goed en gedegen fraudeonderzoek helpt je om de feiten – op eigen initiatief – op een verantwoorde manier boven tafel te krijgen. Hiermee kan je snel en gericht de gewenste maatregelen treffen.
Als fraudesignalen zich voordoen, schieten waarschijnlijk meteen veel vragen door je hoofd. Je wilt zo snel mogelijk weten wat de aard en de omvang is van het probleem. Eerst zijn er vragen over de financiële schade. Maar dan slaat wellicht ook de angst toe over hoe het signaal zal neerslaan op je stakeholders. Want als signalen in de media belanden, dan heeft dat gevolgen voor de reputatie van de organisatie en/of die van je medewerkers. Je wilt dus voorkomen dat beelden en beschuldigingen zich ongenuanceerd en ongecontroleerd in het openbaar gaan manifesteren.
Het is daarom belangrijk om zo snel mogelijk een einde te maken aan alle onzekerheid. En dat je de situatie in de kiem smoort om (verdere) schade te voorkomen. Met inzichten uit goed en gedegen (particulier) fraudeonderzoek kun je zo snel mogelijk de noodzakelijke interventies doen. Het is een eerste belangrijke stap om de integriteit in de organisatie te herstellen en om je stakeholders te informeren over dat je de situatie in de hand hebt.
waaraan een GOED EN Gedegen fraudeonderzoek voldoet
Met een goed en gedegen feitenonderzoek achterhaal je de feiten, verwerf je inzicht in wie erbij betrokken waren en wat de eventuele schade is. Als je de problemen gericht en effectief wilt aanpakken, dan heb je deze inzichten nodig.
Daarbij is het ook belangrijk om rondom het fraudeonderzoek (en incident) een effectieve communicatiestrategie ontwikkelen. In ieder geval voor interne communicatie en in sommige gevallen ook voor externe communicatie. Op korte termijn bescherm je daarmee de organisatie tegen ongenuanceerde interpretaties die schadelijk zijn voor het vertrouwen en de reputatie binnen en buiten de organisatie.
In deze publicatie beschrijven we waaraan een goed en gedegen fraudeonderzoek moet voldoen.
Vier belangrijke normstellingen
Een goed en gedegen uitgevoerd fraude- en/of integriteitsonderzoek voldoet aan minimaal vier belangrijke eisen. Deze zullen we hierna toelichten;
- Heldere doelstelling en duidelijk toetsingskader
- AVG-proof en bevoegd onderzoek
- Betrouwbare en verifieerbare gegevens
- Objectieve en onafhankelijke oriëntatie
Heldere doelstelling en duidelijk toetsingskader
Fraude en integriteitsschendingen zijn gevoelige onderwerpen. Ze hebben vaak verstrekkende gevolgen voor betrokkenen of slachtoffers. De aard van de gevolgen maken meestal dat er een gerechtvaardigd belang is om een onderzoek in te (laten) stellen. Dat belang biedt vaak mogelijkheden om bevoegdheden toe te passen die een inbreuk maken op de privacy van betrokkenen.
Aan de resultaten van een goed en gedegen fraudeonderzoek zal een belanghebbende dan ook meestal consequenties willen verbinden. Bijvoorbeeld; regels aanscherpen, aangifte doen, civiele procedure starten, ontslagprocedure, compliance versterken, etc.. Door dit vooraf scherp te stellen is meteen duidelijk wat het doel van het onderzoek is. Er moet natuurlijk wel een zekere onderbouwing bestaan dat sprake is van een fraude of integriteitsprobleem. En dat betrokkenen daarvan onevenredige schade ondervinden. Je kunt namelijk niet zomaar een willekeurig onderzoek starten.
In dit verband heeft een onderzoeker altijd een helder toetsingskader nodig. Dat is nodig om te bepalen of feiten wel of niet relevant zijn om te onderzoeken. Denk daarbij aan Wetten, bedrijfsregels of een rechtsgeldige overeenkomst. Met een duidelijk doel voor ogen – en een helder toetsingskader -, kan een onderzoeker gericht, goed en gedegen fraudeonderzoek doen. Zo zorgt een onderzoeker ervoor dat resultaten valide zijn en deze efficiënt en doelgericht tot stand komen. Bovendien voorkom je dat een onevenredige inbreuk wordt gemaakt op de privacybelangen van betrokkenen.
AVG-proof en bevoegd onderzoek
In de Wet zijn strenge regels opgesteld die waarborgen geven in het belang van de privacy van burgers en het beschermen van persoonsgegevens. Dit betekent ook dat fraude- en integriteitsonderzoek is onderworpen aan allerlei strenge voorwaarden. Je mag niet zomaar alle middelen inzetten om privacygevoelige gegevens te verzamelen om de waarheid boven tafel te krijgen. Wettelijke kaders in de AVG en andere verboden in Wetten zijn leidend.
Voor onderzoekers van particuliere rechercheorganisaties die een vergunning hebben, geldt specifiek een privacy gedragscode. In essentie komt het erop neer dat een onderzoeksmethode altijd doelgericht en tijdelijk wordt ingezet. En overbodige gegevens moet de onderzoeker direct vernietigen.
De onderzoeker zal zware middelen of methoden bij goed en gedegen fraudeonderzoek alleen inzetten als er geen andere (minder zware) mogelijkheden zijn om de waarheid te achterhalen. De inzet van middelen is namelijk aan strenge voorwaarden verbonden.
Bevoegdheden bij goed en gedegen fraudeonderzoek
Het is ook nog goed om te benadrukken dat een onderzoeker niet uit zichzelf over allerlei gegevens mag beschikken. Of zelfstandig een willekeurig onderzoek kan starten. Goed en gedegen fraudeonderzoek gebeurt altijd in opdracht. Bevoegdheden kunnen onderzoekers overnemen van de opdrachtgever (verantwoordelijke). Denk daarbij bijvoorbeeld aan inzage in gegevens uit de personeelsadministratie, zakelijke mail- en telefoongegevens, bankgegevens of de factuuradministratie van een bedrijf.
De onderzoeker werkt immers namens opdrachtgever, die ten allen tijde de leiding heeft over het onderzoek. De onderzoeker bespreekt met opdrachtgever dus vooraf welke gegevens en bevoegdheden nodig zijn om de waarheid boven tafel te krijgen. Gegevens die niet relevant zijn moeten altijd meteen worden vernietigd. Gegevens die wel relevant zijn voor het dossier, worden altijd bewaard voor een bepaalde periode. Het onderzoeksbureau zal deze daarna alsnog vernietigen.
Betrouwbare en verifieerbare gegevens
De gegevens die de onderzoeker verzamelt in fraude- of integriteitsonderzoeken moeten ook betrouwbaar zijn. Dat wil zeggen dat de gegevens niet alleen bruikbaar moeten zijn, maar ook dat de gepresenteerde feiten niet of nauwelijks op een andere manier kunnen worden geïnterpreteerd dan weergegeven. Daarbij moeten bronnen waaruit de gegevens zijn verkregen zoveel mogelijk worden geverifieerd in andere bronnen. Eén bron is immers geen bron.
Zolang feiten dus niet op basis van meerdere bronnen vaststaan en de betrouwbaarheid van informatie niet vaststaat, moet een fraudeonderzoeker altijd rekening te houden met andere scenario’s bij de tot dan bekende feiten. Als op basis van verkeerde gegevens namelijk verkeerde conclusies worden getrokken – en daaraan consequenties worden verbonden -, is de schade meestal niet te overzien. De opdrachtgever van het onderzoek en de fraudeonderzoeker zijn daar dan voor verantwoordelijk.
Onderzoekers van fraude moeten hun onderzoekdossier zo samenstellen dat onafhankelijke derden dezelfde gegevens – vrij van conclusies of samenvattende rapportages – zelfstandig kunnen interpreteren. Anders gezegd; gegevens moeten transparant en verifieerbaar zijn. Een onderzoeker verwerkt op een manier, zodat een ieder die hetzelfde onderzoek onafhankelijk zou uitvoeren tot dezelfde conclusie(s) zou komen.
Een conclusie uit een goed en gedegen uitgevoerd onderzoek naar fraude- of integriteitsschendingen, bevat daarom nooit een persoonlijk oordeel. Het kan ‘slechts’ een conclusie bevatten over of aan de hand van gegevens bepaalde feitelijkheden wel of niet kunnen worden vastgesteld. Uiteraard in verband met het vooraf afgesproken toetsingskader. Zo blijft het proces en resultaat van een onderzoek van hoge kwaliteit
Objectieve en onafhankelijke oriëntatie
Tot slot dient een onderzoeker zijn fraudeonderzoek altijd objectief en onafhankelijk uit te voeren. Ondanks dat hij of zij in het gerechtvaardigde belang van een opdrachtgever onderzoek doet, stelt hij objectief vast of wel of geen (sterke) aanwijzingen zijn dat fraude- of een integriteitsincident heeft plaatsgevonden. Of wie daar wel of niet bij betrokken waren en wat de eventuele schade is. Dat doet de onderzoeker objectief en op basis van feiten en het toetsingskader. Aanvullend kan eventueel een onderzoek worden ingesteld naar de toedracht van de fraude of het integriteitsprobleem.
Een onafhankelijk onderzoeker dient de belangen van alle personen en betrokkenen te beschermen. Als feiten niet kunnen worden vastgesteld, kan de onderzoeker ze ook niet als zodanig rapporteren.
Met goed en gedegen Fraudeonderzoek leveren wij inzichten van hoge kwaliteit
Door bovenstaande eisen in acht te nemen, borgen wij dat we onze opdrachtgevers ondersteunen met hoogwaardig, goed en gedegen fraudeonderzoek. Of onderzoek naar andere integriteitschendingen. Samen met andere maatregelen beheersen onze opdrachtgevers de crisis optimaal en beperken zij zoveel mogelijk de schade.
Daarnaast zijn we erin in gespecialiseerd om drijfveren, gedrag en omstandigheden te achterhalen die kwetsbaarheden in de organisatie blootleggen. Met die inzichten helpen we de organisatie om (verder) te herstellen met behulp van op compliance gerichte maatregelen. Met onze hulp breng je daarom niet alleen de feiten boven tafel, je krijgt ook inzichten in onderliggende integriteitsrisico’s die nieuwe incidenten kunnen veroorzaken. Door ook deze aan te pakken, bouw je aan een sterke en integere organisatie om fraude en andere problemen dit gebied in de toekomst (duurzaam) te voorkomen.
In onze publicaties over ‘oorzaken van fraude en integriteitsproblemen‘ en het ‘herstellen van de integriteit in de organisatie‘ komen we hierop terug en gaan we dieper in op hoe je de organisatie diagnosticeert op kwetsbaarheden. Maar ook hoe je met alle kennis en inzichten verbeteringen doorvoert met gerichte interventies.